Sugo/de

Desarrollo construido bajo estándares BPM

desarrollada y enfocada en mejorar los resultados de rendimiento empresarial basado en diseño, modelo, ejecución, automatización, medición, control y optimización de los procesos de una organización.

Es una plataforma independiente, la cual utiliza un modelo moderno y a la medida de cada organización llamado BPMN ( Gestión de Procesos de Negocio) propio para la gestión de los flujos de procesos. Se integra con cualquier gestor documental mediante el protocolo API REST para el uso del repositorio documental.

Cotizar

Correspondencia:

Adaptabilidad a procesos de negocio usando la gestión de correspondencia como puerta de entrada y salida de cualquier trámite.

Asignación de Tareas:

Seguimiento y control a las tareas asignadas entre los diferentes usuarios y bajo la lógica de work flow / flujo de trabajo.

Comunicaciones y Archivo:

Gestión de las comunicaciones e información de manera trasversal a los procesos siguiendo el ciclo de vida de los documentos y registros de archivo.

Comunicaciones

Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento.

Registro de entrada

Generación de etiqueta física o virtual con radicado de entrada e inmediata distribución de las tareas asociadas, con trazabilidad de principio a fin.

Registro de Salida

Después de completar un trámite se genera la respuesta con un radicado de salida, que permite control y seguimiento del envío.

Registro Interno

Sirve como soporte a oficios, resoluciones, actos administrativos, actas de junta, comunicados internos. También sirve para la entrega y recibo de comunicaciones no oficiales y elementos como dotaciones, materiales promocionales, etc).

En el registro de las comunicaciones se asigna la persona encargada de continuar con el proceso, mediante una tarea a ejecutar con la parametrización y documentos que requiere para ello. Esta funcionalidad se apoya en:

Integración con directorio activo
Ventanilla Única (múltiples sedes, un solo consecutivo)
Autocompletado de campos
Enlace con tablas maestras de datos
Notificaciones vía email.

Consultas y reportes

Un sistema de gestión de contenido, sistema SGDEA y en general los sistemas que manejan flujo y documentos debe entregar información oportuna y en donde se requiera. Esta funcionalidad se apoya en:

• Consulta de documentos por nombres de archivo y palabras clave

• Buscador avanzado de texto OCR

• Lectura directa de archivos de múltiples formatos

• Búsqueda de radicados

• Seguimiento de un trámite o flujo

Gestión de Flujos de Trabajo y Procesos de Negocio con SUGO/BPM

El BPM (Business Process Management) embebido soporta la optimización de los procesos de negocio para mejorar el desempeño empresarial. Facilita el modelamiento, análisis y transformación digital de los procesos, con acompañamiento experto se definen y programan las reglas de negocio, se ejecutan con flexibilidad y trazabilidad para asegurar los resultados esperados, se acelera el retorno de las inversiones realizadas y se busca el mejoramiento continuo, a la vez que se resuelven problemáticas asociadas a la gestión documental con papel.

Firma Electrónica

1. Alfresco se integra con cualquier proveedor certificado en firma electrónica por el ONAC, así como de entidades que facilitan el reemplazo de documentos (Adobe, eSIgn, Arender), entre otros, facilitando el manejo de mensajes electrónicos y según lo establecido por la Ley 527 de 1999.

3. Facilitando el manejo de mensajes electrónicos y según lo establecido por la Ley 527 de 1999.

2. Almacenando los documentos firmados en el repositorio de documentos, desde el cual se definen y ejecutan acciones de verificación de la firma y se activan reglas de contenido.

4. Los expedientes se almacenarán automáticamente dentro del repositorio documental en los diferentes sitios previamente creados.

Ventajas de usar SUGO/DE

Facilita el cumplimiento de los objetivos del negocio con la gestión automatizada de procesos
Definición asertiva y ágil ejecución de reglas de negocio, casos de uso, tiempos, alertas, indicadores, análisis de cargas de trabajo, simulación y viabilización de los cambios.
Integración e interoperabilidad con diferentes sistemas de gestión del negocio.
Optimización de recursos en la administración cotidiana.
Personalización de Metadatos, aspectos y reglas automáticas con acciones para los documentos.
Edición dinámica de documentos con aplicaciones de oficina.

Agiliza la implementación de los flujos de trabajo impulsando la transformación digital
BPM embebido / Gestión de procesos de negocios (BPMN2.0)
Disminución de tiempos de respuesta al cliente interno y externo.
Edición On/Off Line de documentos ofimáticos.
Replicación de contenido y facilidades de backup / cloud.
Trazabilidad del estado y responsables de solicitudes, tareas y respuestas.
La información se puede compartir en línea de manera controlada, oportuna y segura a los interesados.

Ventajas de usar SUGO/DE y Alfresco ECM

Clasificación de información de archivo físico, electrónico e híbrido (CCD, TRD, TVD) y uso de metadatos
Fácil búsqueda, recuperación y visualización de la información y documentos almacenados
Control de acceso a nivel de usuarios, roles y permisos (Tabla de Control de Acceso, Indice de Información Clasificada y Reservada, Banco Terminológico)
Optimización de recursos en la administración cotidiana.

Organización de la información (archivos) según el negocio (sitios, categorías, etiquetas, tipos documentales, grupos)
Repositorio de documentos con acceso 100% web y apps móviles.
Facilita el cumplimiento de normativas (Habeas Data, Transparencia y Acceso, Simplificación de Trámites, Cero Papel, Calidad, Seguridad de la Información, Sostenibilidad, etc.)

Con SUGO/DE su empresa cumplirá con las normas y recomendaciones para la gestión documental según el decreto unificado 1080 de 2015 y las resoluciones 8934 de la SIC, 61583 de Supertransportes y de las demás superintendencias.

Desarrollo construido bajo estándares BPM

Correspondencia:

Adaptabilidad a procesos de negocio usando la gestión de correspondencia como puerta de entrada y salida de cualquier trámite.

Asignación de Tareas:

Seguimiento y control a las tareas asignadas entre los diferentes usuarios y bajo la lógica de work flow / flujo de trabajo.

Comunicaciones y Archivo:

Gestión de las comunicaciones e información de manera trasversal a los procesos siguiendo el ciclo de vida de los documentos y registros de archivo.

Servicios y Beneficios

Comunicaciones

Registro de entrada

Generación de etiqueta física o virtual con radicado de entrada e inmediata distribución de las tareas asociadas, con trazabilidad de principio a fin.

Registro de Salida

Después de completar un trámite se genera la respuesta con un radicado de salida, que permite control y seguimiento del envío.

Registro Interno

Sirve como soporte a oficios, resoluciones, actos administrativos, actas de junta, comunicados internos. También sirve para la entrega y recibo de comunicaciones no oficiales y elementos como dotaciones, materiales promocionales, etc).

En el registro de las comunicaciones se asigna la persona encargada de continuar con el proceso, mediante una tarea a ejecutar con la parametrización y documentos que requiere para ello. Esta funcionalidad se apoya en:

Consultas y reportes

• Consulta de documentos por nombres de archivo y palabras clave

• Buscador avanzado de texto OCR

• Lectura directa de archivos de múltiples formatos

• Búsqueda de radicados

• Seguimiento de un trámite o flujo

Gestión de Flujos de Trabajo y Procesos de Negocio con SUGO/BPM

Firma Electrónica

Ventajas de usar SUGO/DE

Ventajas de usar SUGO/DE y Alfresco ECM

Nuestra herramienta BPM le brinda:

Facilidad de desarrollo e implementación

Potente gestión de
tareas y casos

Solución abierta y fácil
de integrar

Facilidad para el cumplimiento de procesos

Entorno 100% web

Volver a:

Desarrollo construido bajo estándares BPM

Correspondencia:

Adaptabilidad a procesos de negocio usando la gestión de correspondencia como puerta de entrada y salida de cualquier trámite.

Asignación de Tareas:

Seguimiento y control a las tareas asignadas entre los diferentes usuarios y bajo la lógica de work flow / flujo de trabajo.

Comunicaciones y Archivo:

Gestión de las comunicaciones e información de manera trasversal a los procesos siguiendo el ciclo de vida de los documentos y registros de archivo.

Servicios y Beneficios

Comunicaciones

Registro de entrada

Generación de etiqueta física o virtual con radicado de entrada e inmediata distribución de las tareas asociadas, con trazabilidad de principio a fin.

Registro de Salida

Después de completar un trámite se genera la respuesta con un radicado de salida, que permite control y seguimiento del envío.

Registro Interno

Sirve como soporte a oficios, resoluciones, actos administrativos, actas de junta, comunicados internos. También sirve para la entrega y recibo de comunicaciones no oficiales y elementos como dotaciones, materiales promocionales, etc).

En el registro de las comunicaciones se asigna la persona encargada de continuar con el proceso, mediante una tarea a ejecutar con la parametrización y documentos que requiere para ello. Esta funcionalidad se apoya en:

Consultas y reportes

• Consulta de documentos por nombres de archivo y palabras clave

• Buscador avanzado de texto OCR• Lectura directa de archivos de múltiples formatos• Búsqueda de radicados • Seguimiento de un trámite o flujo

Gestión de Flujos de Trabajo y Procesos de Negocio con SUGO/BPM

Firma Electrónica

Ventajas de usar SUGO/DE

Ventajas de usar SUGO/DE y Alfresco ECM

Nuestra herramienta BPM le brinda:

Facilidad de desarrollo e implementación

Potente gestión de tareas y casos

Solución abierta y fácilde integrar

Facilidad para el cumplimiento de procesos

Entorno 100% web

Volver a:

• Buscador avanzado de texto OCR

• Lectura directa de archivos de múltiples formatos

• Búsqueda de radicados

• Seguimiento de un trámite o flujo

Potente gestión de
tareas y casos

Solución abierta y fácil
de integrar